番茄工作法图解

少做一些无谓的调整,有的时候我们学习到一些时间管理方法,然后去实践,在实践的时候觉得不合适,又去调整,时间浪费不说,效果也很差,整个人无法进入心流,时间全部花费在学习方法上了,这一点务必注意。

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那什么是时间管理呢?个人觉得就是充分利用规律,合理的利用时间,找出适合自己的时间管理方法,从而让你的工作、学习更有成效。

背景

建议读者先阅读本书的第二章(背景),可能很多时间管理书一上来就告诉你各种工具,其实我们应该思考下,为什么时间管理如此之难,其背后都是有自身规律的,了解这些规律和背景非常重要,就像我们学习计算机技术一样,学会使用可能很简单,但是其背后的本质才是最重要的。

其中有一些背景我觉得非常棒,举几个比较有用的例子。

反射机制,反射就是心理暗示,比如沉稳的坐在书桌前就是提示你该看书了,这时候就会集中专注力,阅读的效果就会很好,所以在做时间管理的时候,一定要训练一些反射机制。打个比方,你在床上看书,效果必然是不好的,因为此时其实在暗示你该睡觉了。

左脑和右脑的观点也很有趣,首先要分辨你是左脑更强大还是右脑更强大,对于计算机工作者可能精于计算、逻辑处理,左脑功能更强大,不管是学习还是生活,应该训练下自己的右脑,比如多利用自己的直觉,天马行空的幻想一下,让左右脑协同工作,可能会让你的学习和工作更有效果。

关于多动的解释,让我有了更深刻的认识,多动(无法在一项单一活动全神贯注较长时间)产生的原因其实已经无法改变了,我们要做的就是为此做些什么。比如我平时也很容易疲惫,注意力不好,这时候再去学习效果就不会好,要做的就是休息(短时和长时),采取可持续的步伐(个体),这样才能保证学习和工作的效果。对于我来说,有的时候觉得自己学习效果差、注意力差,就会额外花费一些时间去学习,其实这样非常不好,只有找到自身的规律,才能事半功倍。

工作记忆的概念,这是我第一次听到的名词,工作记忆就是短时记忆,如何有效的将短时记忆保存为长时记忆非常关键,工作记忆的特点就是容量有限,比如不能分心做两件事情,不能频繁切换环境,否则你的工作记忆效果就会很差,这个机制其实很重要,以后你一边学习、一边听歌的时候,想一想这样会降低工作记忆,就有可能杜绝这种行为了,这才是真正的对症下药。

对于我们来说,更重要的其实是长期记忆,比如我在学习一个概念的时候,当时觉得完全掌握了,可是过了一段时间就全部忘记了,原因何在?根本原因就是长期记忆没有处理好,需要明白的是长期记忆是以语义形式存储的,语义之间是互相联系的,明白这个规律后,你在记忆的时候应该多将知识点串联起来,这样记忆才会更牢固,作者提到了一种可视化技术,那就是思维导图能够加强知识串联,从而让你的长期记忆表现更棒。

生产力低效的原因来源于焦虑,焦虑在于不确定性和不可预测性(不知道下一步要干嘛,不知道下一步会遇到什么问题),不确定性是因为没有计划性,所以你应该每天做个计划,各个击破,让你的脑袋放空,自然而然生产力就会上去了。

在具体工作的时候,最好的状态就是进入心流状态,那时候整个人非常专注,觉得浑身是劲,行为与认知合一,意识不到自己的存在,而为了做到心流,第一步就是好整以暇,正襟危坐,全神贯注(这几个词震惊了我,你想做好,首先应该有个态度),但心流也是有缺陷的,心流状态缺乏全局管理,创造力和统筹力无法并存,什么意思呢?就是不能自嗨,应该有一段时间去审视自己,审视做的事情是否符合自己的长期目标,万不可跑偏道。

什么是激励,激励应该是过程的循环,从学习困难到找到规律、找到脉络,这个过程很享受,人整天满脑子想的可能就是这件事(这些我也曾经遇到过),最后就是枯燥的扫尾工作,切记扫尾虽然枯燥但很重要。完成这个事情,然后再寻找一个活动,重复上述的过程,这就是奖励。

拖延,拖延和专注力是时间管理最核心的两个概念,做好了这两点,也就不存在所谓的时间管理了,那到底为什么会拖延,其实就是心理在作怪,比如对于我,害怕未来的学习有困难、会犯错误(害怕花了时间,但没学好);给自己压力,想要完美的表现。拖延其实是给自己的奖励,会暂时缓解你的压力(也可能会让你很难受,因为你一整天都会想着它),解决拖延非常简单,就是快速开始,可惜很多人都做不到,一直忙于寻找各类时间管理工具,解决来自内心的拖延,治病先治心。

少做一些无谓的调整,有的时候我们学习到一些时间管理方法,然后去实践,在实践的时候觉得不合适,又去调整,时间浪费不说,效果也很差,整个人无法进入心流,时间全部花费在学习方法上了,这一点务必注意。

还有其他的一些背景,大家可以自己看一些。总结起来就是面对不确定性,首先要做好计划性,要有整个步调,少一些干扰,少一些选择,在具体做事情的时候要更专注,养成符合自身特点的规律出来,也就是形成反射。

图0:番茄工作法图解

图1:番茄工作法图解

图2:番茄工作法图解

图3:番茄工作法图解

为什么要用番茄工作法

接下去应该阅读本书的第一章,首先简单告诉你什么是番茄工作法,说起来要想做到也很简单,就是按下一个25分钟的番茄钟,然后专注工作,番茄钟响起后就休息一会,然后再开启下一个番茄钟(当然还有其他的一些要求)。

番茄工作法本质上就是让你保持专注力(另外就是计划性和回顾,后面会说到),非常容易学,读者可能会喜欢它,因为看上去很简单,其他的一些书籍介绍的工具和方法,光要学会就很费劲(是不是很反人类),番茄工作法入门很简单,在无障碍的使用过程让你体会更多,从而让你找到规律并喜欢上它。

当然每一个番茄钟要干什么,取决于你想要达到什么结果,这也是番茄工作法非常重要的组成部分(即后面要说到的“今日待办”)。

在本章中,核心列举了人经常遇到的问题,然后为啥番茄工作法能解决。对于我来说,这些问题可以说是各个击中,下面列举几个。

面对复杂,望而却步,其实就是拖延,拖延让你感觉有短暂的苟且偷安,但是问题依然存在,而使用番茄工作法,无需考虑太多复杂的事情,就是快速开启一个番茄钟,开干吧,让你保持专注。(当然这25分钟具体效果如何,并不属于本书的范围,因为不同行业、不同领域的高效学习方法还是不同的,番茄工作法只是让你在这25分钟屏蔽干扰、提升注意力)。

小事忙活一天,大事一件没办,这个大家都是有体会的?由两部分原因造成,第一可能就是拖延,不愿意做困难的事情;第二就是计划性没做好,不知道那些事情是最重要的。那番茄工作法如何解决?番茄工作法在每天清晨要先做一个计划,让你主动、全局的选择今天要干的事情,这样你的目标性就更强,有了目标性,接下来就是循环完成一个个番茄钟。

一错再错,不长记性,这个我是经常犯错误的,总结起来就是缺少回顾和总结,这也是番茄工作法的另外一部分(计划,开干,记录总结是番茄工作法的三大部分),番茄工作法在一天结束前必须做三件事:记录、处理、可视化。通过这三个步骤,了解自己的工作习惯,从而为明天做针对性的调整。

头脑被各种想法占据,这也是经常遇到的,在这篇博文第一部分(背景)也讲到过,工作记忆是有限的,为了在具体进行番茄钟的时候避免受到干扰,番茄工作法建议将这些冒出来的想法先记录下来,然后继续目前的工作,排除干扰。

时间都用来学习适应复杂的工作方法了,这一点很痛击我,牛逼的人一直在进步,不牛逼的人一直在学习方法,如果一直在寻找方法论,那是得不到成长的。而番茄工作法很简单,就是开干,少一点胡思乱想也很好。

还有其他的一些问题,比如只顾低头干活、忘了抬头看路(加强全局观);把预估当承诺(产生焦虑的根本原因);流程管理,纸上谈兵(应该加强跟踪);牵着不走、打着倒退(自我选择);完美主义,碍手碍脚(杜绝拖延);前怕狼,后怕虎,害怕失败和批评(有方法可以、享受过程);没想到一件事情要这么久(定量预估);没想到一件事情越做越复杂(定性预估,比如学习计算机知识的时候,会涉及到另外一个未知的知识,如果这个知识不影响本次学习,那么暂时可以放一放,专注于本次工作)。读者可以自己看一下。

这一章其实是一个总结,初看这本书的人可能会有点晕乎,它揭示了为什么番茄工作法能解决各类问题,也就是说番茄工作法是基于背景知识(本书第二章),分析了人可能遇到的问题,然后针对性的创造了一个工具,而这个工具能够完美的解决这些问题,这个工具本质上就是提升专注力。

建议读者看完这本书后,再来回顾下第一章,会更加深刻认识到番茄工作法的妙处,也会了解时间管理的精髓。

图4:番茄工作法图解

图5:番茄工作法图解

方法

本书的第三部分就是方法,告诉你完整的番茄工作法的流程,这是本书的核心,其中也进行了一些心理分析,解释了“为什么要这么干”。

番茄工作法分为五个阶段:计划、跟踪、记录、处理、可视化。番茄工作法的核心和戴明循环(PDCA循环)非常类似,PDCA 是一个解决问题的周期流程(计划、执行、评估、应用),可用于对其他流程的改进。完整的流程就是每天早晨想好要干什么,然后开干,全天进行跟踪,在表格画叉号(完成)、撇号(内部中断)、减号(外部中断)等(没有废弃的标记)。在每天结束时,将当天的跟踪数据,与最近几天的数据以及事先的期望值进行比较。问问自己,有没有努力完成早晨在“今日待办”表格上承诺的活动?然后想想如何改善明天的流程。每天重复这个循环,对流程如果进行改进。

这其实就是番茄工作法的全部,番茄工作法非常简单,只有一支笔和三张表格(“活动清单”,“今日待办”,“记录”)就可以了。接下去对这五个步骤单独进行理解。

万事开头难,对于番茄工作法来说,寻找起点非常重要,比如我,以前经常不知道当天要干嘛,感觉有很多事情要做,但是又不知道要干什么,时间全流逝了。番茄工作法的核心就是“现在就做”,做出你的选择,每天早晨选择你要做的事(“今日待办”),选择具备自主性,代表你的一个承诺,代表正在做正确的事情,选择的时候是站在全局角度的。

那么“今日待办”应该先做那些事情呢?首先应该选择最困难的事情,这样会更脚踏实地,让你有安全感,给你一种强烈的暗示“最困难的事情都解决了,还有什么事情能难倒我?”

接下来就是开启番茄钟,番茄钟的时间间隔很小,从我的角度看,在有限的时间内能够让人更专注,这时候最重要的就是不要切换去干另外一件事情,努力进入心流状态,至少在一个番茄钟时间内保持节奏。

番茄钟之间要保持一个简短和阶段性的休息时间?为什么要暂停,这就要思考人的规律了,长时间的工作容易让人压力更大,注意力和专注力也会下降,而休息可以让你保持洞察力,想到上一个番茄钟完成了,内心会觉得更有动力。需要注意的是,休息的时候什么也别干,不要思考上一个番茄钟收获,也不要思考上一个番茄钟哪儿没做好,也不要考虑是不是要调整下方法,让大脑放空,阶段性的总结是在晚上去做的,在进行番茄钟的时候不要去想。

每一个番茄钟结束后,要立刻跟踪,比如是否完成了番茄钟,是否遇到了中断,在晚上的时候将这些数据收集起来,收集的结果就是分析、比较,思考得与失,持续改善自己的方法,将新的、改进后的工作方法标准化,第二天就可以使用最新的方法了。

番茄工作法不是静态的,是动态的,可以自我完善的,它没有条条框框约束你,你要做的就是持续改善自己的方法。

图6:番茄工作法图解

图7:番茄工作法图解

图8:番茄工作法图解

中断

是不是学习了方法以后就万事大吉了呢?没有那么顺利,更大的两大问题就是中断和预估,本书的第四部分介绍了中断。

中断就是各种因素阻止你完成一个番茄钟,而解决的方法其实很简单,那就是坚持,你坚持了就是胜利。

注意缺乏特征(ADT)现在非常严重,比如对于我来说,无数多的信息,动不动就看一下微信信息或者邮件,并行处理(一次应该只干一件事)和应对干扰的能力都面临同样的瓶颈,那就是工作记忆容量有限,一旦番茄钟被中断了,你再想回到原有状态就非常困难了,所以番茄工作法最关键的就是坚持完成番茄钟。

对于我们来说,一旦有新的活动过来,你不应该就去完成新的活动,因为不断地被迫花精力接收和评估新的信息,会刺激过度增加压力。

既然干扰(中断)不可避免,那么我们就要面对它,策略就是采取可持续发展的步伐。

需要知道一个定律,全局观、控制力是与心流和创意相对立的,比如我们没法在心流状态保持全局观,我们需要休息保持能量,尽量减少“安排优先次序”的活动,让我们更专注。其实这对应了番茄工作法中的三种状态(今日待办、番茄钟进行时、休息)。

本书举的一个例子非常形象。我戴着休闲帽来上班;之后换上战略帽(决定优先次序以及在下一个工作周期做什么,让我感觉像一位国王),选择将要专注进行的活动;然后换上工作帽(变成一头狮子,用百分之百的注意力狩猎羚羊),扭启番茄钟,全力以赴;25分钟后番茄钟响铃,提醒我换上休闲帽;经过短暂休息后,我再次戴上战略帽。依此类推。这就是可持续发展的步伐。

中断分为内部中断和外部中断,对于我来说其实内部中断更多一点,比如干活的时候经常看微信、看邮件,解决方法就是坚持,一旦有了这些念头,就立马提醒自己,形成反射,我自己实行了一段时间,效果还是非常好的。因为没有许多重要内部中断存在。

有些中断可能确实无法从脑子里去除,会一直让你想着(影响现在做的事情),比如突然想起老婆要让买的东西,为了让你的大脑更专注,这时候应该记录下这个中断,将买东西这个事情加入到“今日待办”表格中,这样你就放心了。也就是说我的本能和突发奇想,要依赖于我的日程表而定,这样就“扭转”了依赖。

番茄钟具有原子性,不可分割,一旦某个番茄钟放下来,就要重新开始,真实地记录下这个中断,然后晚上好好总结,改进第二天的任务,也不要受到中断的诱惑(比如不要将几小段算完成一个番茄钟,没人考核你的番茄钟完成数,要实事求是)。

对于中断的分析非常重要,这样才能优化和改进,比如不要长期出现定量预估的错误(每天预估和完成的番茄钟差距很大)和定性预估的错误(把事情想复杂了),这些都是需要去改变的,这样才能让你保持良好的节奏。

图9:番茄工作法图解

预估

预估就是“今日待办”,一定要具有可行性,它是你每天的承诺,如果每天预估的都完不成,或者当天干的很多事情都不是预估的,番茄工作法的效果就会差很多。

但是我们谁也无法预测未来会面临的事情,唯一解决的办法就是通过训练和监控,积累做预估的经验和技巧。

本书并没有教太多的方法和工具去进行预估,强调三点。

第一就是你所有的预估都源于昨天的记录和分析,是对昨天总结的改进,只有知道了问题,才能更好的预估,而且每天之间都是有连续性的,这时你的预估更精准,本书举了一个心理学的例子(昨日的天气),一个人每次猜测明天的天气总是说“明天的天气和今天差不多”,他的结果和超级计算机预测的一样精准。同样证明了预估来源于。对未来成果的预估,基本上属于猜测。所以为应该充分利用历史数据(假设它会重演呢)如果每天的成果可以进行量化,它就大致相当于未来的处理能力。

第二个方法就是如果一项活动预估需要很多个番茄钟,可以拆分为小活动(降低复杂度,活动越复杂,预估越不准)。

第三个方法,如果你不知道那个活动更重要(“今日待办”优先要做的),那么就对多个活动采取两两比较法,最后得到的活动就是最重要的活动,其背后的心理学原理就是人脑工作记忆容量有限。

图10:番茄工作法图解

应变

这是本书的第六部分,每个人的情况都是不一样的,我们也不能死用番茄工作法,也就是说可以灵活对待番茄工作法,做一些调整。

但是作者建议,不要轻易调整,至少按照书的建议原封不动的先实行2个礼拜,然后根据自己的感受去调整(比如留有专门的非25分钟时间去回复邮件;如果中断过多,调整一个番茄钟的时间;如果今天工具很疲劳,调整休息的时间;如果一个活动要持续很多番茄钟,可以采用“进度表格”代替“活动清单”,这样更好的了解进度)。

守则和应变,这是本书的精华,强调了番茄工作法的本质(优点和缺点),番茄工作法就是守则(它也没有什么新的点子,但就是有效),它的重点就是执行(让你更专注),并且容易实践,这是它成功的原因。

但是整本书它不会教你如何有效的做总结,如何在一个番茄钟更好的学习(因为不同领域学习方法论也是不一样的),如何更好的做预估,如何进行联想,所以本书提议,类似敏捷开发、GTD之类的流程纳入番茄工作法好处多多(比如思维导图的核心就是回顾,改善你的记忆)。

有个疑问,有些人一旦干活,就会持续很长时间(专注力非常好),而番茄工作法的拆分工作方式会不会打乱他的节奏?我觉得这个需要因人而异了,首先全力以赴不等于高产,利用番茄钟会更珍惜单位时间,同时人需要根据自身规律修改,同时也要让我们具备全局观,避免走错了道。

图11:番茄工作法图解

总结,本书是一本好书,强调计划和总结的好处(为了让你更好的开始,为了让你改善,但是如何更好的做计划,如何更好的总结并没有太多阐述),让你更专注(利用番茄钟),从而让单位时间发挥更大的作用,本书的一些心理学分析很棒,本书是一本综合性的书,适合每个领域,具备普适性,但其无法针对特定领域(比如计算机)提出更多的意见,它也不会教你如何读书,它也不会教你如何做好思维导图,这是我们需要注意的。

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